З точки зору тайм-менеджменту безсонні ночі в офісі, розривається телефон і відмова від обідньої перерви - перші ознаки непрофесіоналізму. Працівників, які допізна засиджуються в офісі, сьогодні сприймають не трудоголіками, а дилетантами, не здатними правильно розподілити свій час. Як вирішити проблему авралів на роботі і навчитися все встигати? Як можна оволодіти мистецтвом самоорганізації? Скористайтеся порадами фахівців.
Розставте пріоритети.
Перша заповідь тайм-менеджменту: правильно розставляйте пріоритети. Визначте, що для вас важливіше: бути ідеальною мамою і дружиною або цілком присвятити себе штурму службової драбини? Хочете навчитися поєднувати? Немає нічого неможливого. Але від проблеми вибору вам все одно не піти. Необхідно відрізняти другорядні завдання від тих, з якими можна і почекати. Тільки не варто тягнути даремно час, посилатися на головний біль або огидно погоду. Також не потрібно витрачати час на марну балаканину з колле-гами, зрозуміло, якщо це не обідню перерву. Від вас вимагається просто сісти і зробити те, що було вами задумано. Адже, як відомо, час - це гроші.
Визначтеся з цілями.
«Коли ми говоримо про управління часом, Нелі-за турбуватися про швидкість, не вирішивши питання про на-додану, зберігати хвилини, попусту втрачаючи місяці і роки», - упевнений гуру тайм-менеджменту Стівен Кові. Пора всерйоз задуматися про свої цілі як в особистому житті, так і в роботі. Тоді тільки ви зможете чітко визначити, що потребує більше часу, а на що його можна не витрачати зовсім. Так ви зможете вибудувати для себе системність тих чи інших етапів, що ведуть до досягнення мети. Однією за одною.
Живіть за планом.
Це не так нудно, як може здатися на перший погляд. Крім того, планування допомагає в боротьбі зі «склеро-зом». Інша справа, що дотримуватися наміченого плану вдається не всім і не завжди. Багато хто з нас використовують щоденник просто як записну книжку. Зазвичай в ній поточні завдання прив'язуються до конкретного дня, але вписуючи-ються в абсолютно довільному порядку. Фахівці рекомендує ділити сторінку щоденника навпіл. У лівій частині якомога більш наочно виписувати «гарячі» справи. У правій - список «необов'язкових» завдань, які необхідно зробити сьогодні, але без прив'язки до якогось точному часу. У даному списку необхідно виділити 2-3 основні завдання. І як тільки видасться вільна хвилинка між «гарячими» справами, негайно приступайте до вирішення «необов'язкових» завдань, в порядку їх важливості.
З'їжте слона!
Чим більше задача і більше термін її виконання, тим більше важко примусити себе її виконати. Мова йде насамперед про дуже великі завдання, в термінології тайм-менедж-менту - «слонах».
«Слон» може бути: підготовка звіту, розробка го-дового бізнес-плану, ремонт в квартирі, вивчення іноземної мови, позбавлення від зайвих кілограмів.
Основна проблема при зіткненні зі «слонами» - наше спільне прагнення до глобалізації, укрупнення завдань (згадайте вираз «робити з мухи слона»). Є лише один спосіб поборотися з цією пристрастю до глобалізації і зуміти-таки «з'їсти слона» - розділити його на менші, легко вимірні «біфштексікі» і щодня з'їдати по одному з них. Разом з тим важливо поділити «слона» так, щоб кожен «біфштексік» реально допомагав вам наблизиться до заповітної мети. Ну, наприклад, не прочитати в журналі статтю про користь фітнесу, а взяти і виконати 10 віджимань.
Метод «швейцарського сиру» також може допомогти витратити менше часу і сил на розкачку. Спробуйте виконан-нить Завдання не порядку, продиктованому логікою, а довільно, як би «вигризаючи» з різних місць дрібненькі шматочки - найбільш легкі, приємні і т. Д. Так, готуючи отче-т, наприклад, можна спочатку вибрати ілюстрації, описані не -скільки самих простих і зрозумілих вам абзаців. Ви самі здивуєтеся, як незабаром в «сирі» утворюється стільки дірок, що «доїсти» його буде вже парою дрібниць.
Навчіться говорити «ні».
Безжальна статистика свідчить: якщо ви працюєте в офісі, вас відривають від справи в середньому один раз за 8 хвилин. Через це тільки в дірку дрібних відволікань витікає до двох годин на день, а це 12% вашого капіталу. Дана ста-тистики стосується лише керівників - зайнятих, що активно працюють, які вміють себе організувати. Що ж говорити про звичайних співробітниках? Їх продуктивність праці зазвичай в кілька разів нижче можливою. Вчіться гово-рить «ні». Твердо, але Делікат-но! Можна, не ображаючи, дати зрозуміти, що зараз ви дуже за-няти, але із задоволенням вип'єте кави (обговоріть фільм, дасте рада) трохи пізніше.
Враховуйте біоритми.
Прислухайтеся до свого організму. Якщо ви «сова» - не плануйте серйозні зустрічі і важливі справи на пер-вую половину дня. Враховувати власні біоритми можна і потрібно. Адже вони здатні досить сильно впливати на нашу здатність до роботи. Визначте для себе час доби, коли вам найлегше дається та чи інша ра-бота. Тільки так ви зможете ефективно розподілити робочий час.
Відомий теоретик тайм-менеджменту Бодо Шефер ко-ли-то писав: «Життя - як фірма, що торгує по пошті: отримуємо те, що замовляли». Так що робіть правильний вибір. Це вертикаль з прицілом на життєвий успіх.