Ідея організації робочого місця - це ефективно використовувати час, щоб якомога менше створювати зусиль і напружень. Велику частину часу люди проводять на роботі, тому дуже важлива раціональна організація робочого місця. Від цього залежать продуктивність і самопочуття.
Організація робочого місця.
- Потрібно зробити так, щоб на пошук необхідних речей витратити мінімум часу.
- Якщо предмет часто використовується, він повинен бути ближче розташований.
- Чим важче предмет, значить, він повинен бути ближче розташований.
Якщо робоче місце раціонально розташоване, воно дає позитивний настрій і психологічний настрій на роботу. Ви заощадите сили, час і звільніть себе від суєти і стресу - вони погано позначаються на здоров'ї.
Основні аспекти організації робочого місця.
Робоче місце має повинна бути зручним. Що зручно саме для вас, може бути для іншої людини незручним і навпаки. Існує ряд загальних принципів.
Меблі.
Потрібно віддавати перевагу ергономічні речі, вони продумані для комфортної роботи. При цьому робота буде продуктивною, а ваше тіло не буде піддаватися напруженням. Робочий простір не повинна захаращувати меблі, тільки необхідні підставки, полиці, шафи. Шафи й полиці з часто використовуваними документами, повинні перебувати там, щоб, не встаючи, їх можна було б дістати.
Робочий стіл не потрібно захаращувати стосами паперів та апаратурою. Якщо ви для роботи використовуєте комп'ютер, то він повинен займати не багато робочого простору, для цього потрібно використовувати бездротові миша і клавіатуру, тонкі монітори.
Якщо руки не напружуються і розташовані на столі, значить, висота столу є оптимальною. Якщо складно поміняти висоту столу, то офісні стільці, які оснащені регульованою спинкою і висотою, допоможуть вам зручно влаштуватися за столом. При регулюванні висоти стільця, ступні ніг повинні спиратися на підлогу. Під ноги можна використовувати опору. Підлокітники стільця мають стосуватися ліктів. Спинку стільця так відрегулювати, щоб не напружувалася поясниця.
Комп'ютер.
В даний час жоден менеджер не обходиться без комп'ютерної техніки. Але якщо багато сидіти за монітором, це погіршить здоров'я.
Раціональна організація місця на роботі.
- Очі повинні бути нижче або на рівні, ніж знаходиться верхня частина монітора.
- Щоб без напруги розташовувалися кисті, лікті, хребет, шия і інші частини тіла.
- Кожні 15 хвилин відводите погляд від монітора, займіться роботою з документами.
- Протягом довгого часу не сидите в одному положенні.
- У моніторі не повинно бути віддзеркалень і відблисків.
- Протирайте екран монітора.
- Використовуйте підставку під документи і книги.
Якщо крім комп'ютера, ви ще багато працюєте з документами, то знадобиться настільна лампа, як додаткове джерело освітлення. Біля монітора помістіть речі, які нагадають про будинок: подаровану коханою людиною дрібничку або сімейну фотографію. Але таких предметів на робочому столі повинно бути не більше 3-х. Можна поставити чашку в лівому верхньому кутку, годинник і кімнатна рослина. Фахівці рекомендують покласти знизу зліва джерела потрібної інформації - тижневик, ділові журнали. Така організація робочого місця буде вважатися оптимальною.
На робочому місці підтримуйте порядок.
У шафах знаходиться багато матеріалів не першої необхідності. Розташовувати їх потрібно за певними областям, за алфавітом, у хронологічному порядку, щоб не довелося витрачати час на пошук потрібної інформації. Не слід засмічувати шафи непотрібними і застарілими предметами і документами. Кожен місяць проводите генеральне прибирання. Непотрібні документи викидайте. Головне правило, не потрібно відволікатися на прочитання і вивчення, це потрібно зробити після розподілу.
На робочому місці слід залишати необхідні матеріали і предмети, це допоможе доробити до кінця справи. Якщо ви будете натикатися на предмети та іншу інформацію, які в даний момент не відносяться до вашої діяльності, то переключіться на нього. А на це йде багато часу. Постійно перебирати документи, в пошуках необхідних, забирає багато часу і уваги, і від непотрібних паперів потрібно відразу позбуватися.
Щоб не захаращувати робочий стіл, потрібно не заводити багато папок і щоденників. На столі повинні бути тільки те приладдя та інструменти, якими ви користуєтеся щодня. Інші документи повинні бути поруч, але не на робочому столі. І чим менше предметів будуть знаходитися на вашому столі, тим буде комфортніше працювати. Тримайте предмети, які вам знадобляться. Канцелярське приладдя потрібно тримати в настільному органайзері. І навівши порядок на столі, його потрібно підтримувати.
Якщо є така можливість, як вибрати розташування столу, то не сідайте спиною до проходу або до дверей. Ви будете напружені, адже до вас можуть в будь-який момент непомітно підійти ззаду. Обличчям до дверей теж краще не сидіти, вас будуть відволікати відвідувачі. Найкраще сидіти спиною до перегородки і до стіни, а вікно і двері повинні перебувати збоку. Якщо стіл стоїть навпроти стіни, і доводиться її все 8:00 споглядати, то якщо вам в офісі дозволено, прикрасьте її плакатом або фотографією.
Як зберігати порядок на робочому столі.
- Робочий день починайте і закінчуйте тим, щоб робочому місці був порядок.
- На робочому столі не зберігайте документи.
- Використовуйте органайзер для скріпок, ручок, олівців та іншого приладдя.
- Якщо ви берете документи з папок, картотеки, архівів, потрібно привчитися повертати їх назад.
- Розбираючи стоси документів, не слід їх переміщати з одного місця в інше в цьому кабінеті.
Раціональна організація свого робочого місця.
- Потрібно щоб був на робочому місці постійний порядок.
- Кожен день під рукою повинні бути ті матеріали і предмети, які потрібні для використання.
- Техніка і меблі повинні бути максимально продуктивними, безпечними, зручними.
- Правильна організація зберігання документів, дозволить витратити на пошук потрібного документа мінімальну кількість часу.
На закінчення додамо, що основні принципи організації робочого місця шляхом правильної організації, забезпечують продуктивність і комфорт.